Schritt für Schritt zum modernen Intranet mit Earlybird

Earlybird begleitet Sie bei Ihrem Intranet-Projekt von der Erstellung der Anforderungen bis hin zum Launch und darüber hinaus mit regelmäßigen Aktualisierungen und Weiterentwicklungen. Dank zahlreicher erfolgreich umgesetzter Projekte mit österreichischen Organisationen greifen wir auf einen großen Erfahrungsschatz zurück, den wir auch gerne in Ihr Intranet-Vorhaben einfließen lassen.

Das optimale Intranet Projektteam

Oft sind Intranet-Projekte in der Internen Kommunikation angesiedelt, de facto handelt es sich aber um eine unternehmensweites Vorhaben. Die Unterstützung aus dem Top-Management auf der einen, und die Motivation der Nutzer und Nutzerinnen auf der anderen Seite, sind die Voraussetzung um ein Intranet als zentrales Mitarbeiterportal zu etablieren. Hier gilt: Je breiter das Intranet-Projektteam aufgestellt ist, desto größer sind die Erfolgschancen der Umsetzung, Einführung und künftigen Nutzung.

Ein typischer Ablauf von Intranet-Projekten

Nach der Zusammenstellung von Projektteams und dem gegenseitigen Kennenlernen, starten wir mit der Erarbeitung des Konzepts als Basis für die darauffolgende Umsetzung. Im Anschluss folgt die Launchphase mit ausgiebigen Testen, Qualitätssicherung und dem Roll-out.

1. Konzeptionsphase

Gemeinsam werden die Anwendungsfälle für die neue Intranet-Lösung erfasst.

• Dokumentation von Prozessen und Arbeitsvorgängen
• Informationen zu aktuellen Projekten
• Hilfe bei IT-Problemen
• Aktuelle Warnungen vor Phishing
• Formulare für Spesenabrechnung
• Vereinfachte Urlaubsplanung
• Verwaltung von Kundenanfragen
• Veröffentlichung von Inhalten mit internen Freigabeprozessen
• Information und bindende Vorgaben (Richtlinien)
• Schnittstellen

Sie werden in Anforderungen gegossen, die priorisiert und für die Umsetzung genau definiert werden. Danach erfolgt die Erstellung von Prototypen oder Mockups.

2. Umsetzungsphase

In Abstimmung mit der Unternehmens-IT setzen wir die Anforderung in der neuen Intranet-Lösung um. Parallel werden im Unternehmen Inhalte aufbereitet und strukturiert. Außerdem erfolgt die Planung der Kommunikationsmaßnahmen für den Launch.

3. Launchphase

Die neue Intranet-Lösung wird getestet und dokumentiert. Meist kommen hier noch Ideen für die künftige Weiterentwicklung des Intranets hinzu. Zentrale Mitarbeiter werden geschult und die ersten Kommunikationsmaßnahmen an Mitarbeiter starten.

Nach Abschluss der finalen Qualitätssicherung wird die neue Intranet-Lösung ausgerollt: Alle Mitarbeiter arbeiten ab dem nächsten Tag mit der neuen, modernen Intranet-Lösung.

RLB Intranet
Die Raiffeisenlandesbank Niederösterreich-Wien betreibt gemeinsam mit ihren etwa 50 Primärbanken ein Intranet auf Basis von TYPO3. Das System wurde 2022 durch Earlybird auf aktualisiert und die Funktionen wesentlich erweitert. Alle Informationen für die Tägliche Arbeit werden von den jeweiligen Redaktionen und Fachexperten im System hinterlegt und allen, über 3000 Benutzern zur Verfügung gestellt. Über das Intranet ist der Zugang zu allen weiteren Online-Services möglich.

Intranet Bundesdenkmalamt
Das BDA hat Standorte in allen Bundesländern. Alle wichtigen Informationen und Termine werden im Intranet bereitgestellt. Das Intranet ist die zentrale Informationsplattform in der Organisation.

Intranet OeAD
Der Österreichische Austauschdienst bietet neben aktuellen Informationen (Ansprechpartner, Richtlinien für IT-Hardware usw.) einen Kalender mit aktuellen internen Veranstaltungen inklusive Anmeldeformularen und Teilnehmermanagement. Im Intranet werden alle Prozesse abgebildet. Das Intranet ist zudem im OeAD primäre Informationsquelle bei Fragen zu internen Abläufen und Vorgängen.

Serviceportal Landtag NÖ
Das Intranet für Abgeordnete zum NÖ Landtag bietet eine sichere Zustellung von Nachrichten (Databox) sowie die Verwaltung der persönlichen Aufwendungen und Einträge in der laut Transparenzregeln. Mit dem Serviceportal konnte die Kommunikation zwischen Direktion und Abgeordneten wesentlich vereinfacht und strukturiert werden.