Was ein modernes Intranet bietet und für welche Unternehmen es sinnvoll ist

Die Anlässe, sich über die Einführung eines (neuen) Intranets Gedanken zu machen, sind vielfältig.

Auf der einen Seite stehen Organisationen, die mit ihren bestehenden Intranet-Anwendungen unzufrieden sind: Die Funktionen passen nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen, die Nutzung sinkt. Unter der Belegschaft macht sich zunehmend Unwissen breit, wo welche Informationen zu finden sind und die interne Kommunikation läuft schleppend.

Auf der anderen Seite stehen Unternehmen, die noch nie in den Genuss einer Intranet-Lösung gekommen sind. Meist steht die Frage nach dem Nutzen im Vordergrund, oder ab welcher Mitarbeiterzahl die Einführung eines Intranets überhaupt sinnvoll ist.

In beiden Fällen stellen letztlich die Entscheidung für ein modernes Intranet und die Auswahl des richtigen Umsetzungspartners die erste große Herausforderung dar.

Was kann ein modernes Intranet leisten?

Ein zeitgemäßes Intranet ist zentrales Informationsportal, lebendige Wissensdatenbank und internes Sprachrohr der Organisation. "Social Intranet” ist in aller Munde – Das ist die Erweiterungen des Intranets um Anwendungen zur Kommunikation und Kollaboration.

Zentrales Informationsmanagement, Kooperationsmöglichkeiten und Kollaborationsplattform

Traditionell bildet der Zweck des Informationsaustauschs die Grundlage für ein Intranet. Die zentrale, strukturierte Ablage von Arbeitsunterlagen und organisationsrelevanten Informationen vereinfacht den Arbeitsalltag und auch das Onboarding neuer Mitarbeiter. Für das Management steht in dieser Ausbaustufe ein Top-Down-Kommunikationskanal zur Verfügung.

Die zweite Stufe fügt Kooperationsmöglichkeiten innerhalb der Organisation hinzu. Mitarbeiter können Inhalte kommentieren, oder in eigenen Bereichen selbst Inhalte für Kollegen zur Verfügung stellen.

Im dritten Ausbauschritt fungiert das Intranet zusätzlich als Kollaborationsplattform mit Möglichkeiten zur Interaktion, zur organisationsübergreifenden Zusammenarbeit.

Intranet: Vorgefertigt oder maßgeschneidert?

Ein Intranet “von der Stange”, also vorgefertigt, eventuell modular aufgesetzt, klingt auf den ersten Blick verlockend. Doch jede Organisation hat ihre individuellen Prozesse und eine gelebte Informationskultur. Das Intranet ist unternehmensübergreifender Ort für den Austausch von Informationen. Seine Funktionen berücksichtigen im Idealfall beide Komponenten. Da liegt es auf der Hand, dass Schlüsselerfolgsfaktoren einer Intranet-Anwendung ein maßgeschneidertes Konzept und die zuverlässige technische Implementierung sind.

Für welche Unternehmen ist ein Intranet sinnvoll?

Je größer ein Unternehmen, desto wichtiger und effektiver ist der Einsatz eines Intranets. Jedoch sollte nicht allein von der Anzahl der Beschäftigten ausgegangen werden. Beispielsweise kann bereits für ein kleines Unternehmen mit 10 Personen ein Intranet nützlich sein, wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über mehrere Standorte verteilt oder häufig im Home-Office arbeiten. Sinnvoll bei der Entscheidung über Investitionen in ein Intranet oder dessen Ausbau, ist einen Blick auf die Herausforderungen der unternehmensweiten (Zusammen-)Arbeit zu werfen.